RPAの導入後、組織体制を内製開発か外部のRPAエンジニアに依頼するかは多くの企業にとって悩みどころなのではないでしょうか。もちろん、RPAエンジニアに依頼することにより望んだ通りに開発してもらえますが、その分、導入コストもかさんでしまいます。逆に内製にすればコストは抑えられますが、自分たちだけで開発ができるのかどうか不安が残ります。
本記事ではRPAの基礎知識をおさらいした上で、内製で開発する場合について、その手順やポイントについてご紹介します。
RPAの基礎知識
RPAの内製化を進める上で、まずはRPAがどういったものであるかを理解しておく必要があります。RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、データ入力、情報収集、検索、分析といったパソコンで行う作業を自動化し、社員をルーティンワークから解放するツールです。これまで、ロボットを活用した業務の自動化といえば、工場での作業を中心としたいわゆるブルーカラーのためのものでした。しかし、RPAはデスクワークを中心とするホワイトカラーの業務を自動化する革新的なツールとして登場し、近年では大手企業から中堅企業まで多くの企業の業務自動化をRPAで支援しています。
RPAの得意分野
RPAはパソコンを使った業務の自動化のみが対象となります。また、すべての業務を自動化できるわけではありません。RPAには自動化を進めるにあたり得意な分野と不得意な分野があり、そのなかでも得意とする分野は以下のものとなります。
・定型業務
毎日、毎月発生し手順が決まっている業務はRPAがもっとも得意とする分野です。例えば、月次決算書や請求書の作成、給与計算、在庫登録、などが対象となります。
・情報収集・分析、データ作成
情報収集・分析、データ作成もRPAの得意分野となります。具体的には、毎日決まった時間にインターネット上で特定企業の株価を収集し、Excelにまとめる業務。競合他社のWEBサイトから新商品のスペックを収集し、自社商品との比較表を作成する業務。財務会計のデータを収集・分析し、管理会計レポートを作成して上司へのメールに添付する業務などの作業が該当します。
・情報検索、一覧表示
蓄積した情報の中から適したものを検索する作業も、RPAに任せることで業務効率が高まります。例えば、顧客や取引先から電話がかかってきた際、電話番号から顧客管理システムや営業管理システムから情報を検索し、過去の対応履歴を一覧にして表示するといったことが可能です。
・大量のデータ入力
あるデータを別のツールへと入力することができます。「OCR」を使って手書きの文字を認識させることも可能です。これを使えば、小売業者で全国の店舗から送られてくる在庫情報を商品の品番別にExcelに転記する、銀行で融資に必要な顧客の会社情報や決算書情報・取引情報・貸出実績などをそれぞれのデータベースから抜き出し、融資審査資料を作成するといった業務もRPAで行えます。
・複数のツールを連携させる業務
取引先からメールで受信した注文書を受注管理システムに転記し、商品管理システムで在庫チェックを行う、手書きの請求書をOCRで読み取り、財務管理システムに登録するといった、複数のシステムやツールを連携させ、自動化を行う業務もRPAが得意とする分野です。
RPAを活用するメリット
RPAを導入して得られるメリットは数多くありますが、主要なものとしては次の点が挙げられます。
-ケアレスミスの防止
RPAを活用すれば、計算ミスや入力ミス、メールの送信ミスなど、手作業で起こしがちなケアレスミスはありません。これは単純作業ながらも絶対にミスの許されない経理作業などで大きな効果を発揮します。
-業務時間の短縮
これまで手作業で数時間、数日かかっていた業務もRPAであれば、数分、数時間で完遂させられるため、業務時間の大幅な短縮が実現します。これはRPAを導入した企業のメリットであると同時に、例えば、従来よりも早く請求書や資料を送れるようになるため、取引先にとっても大きなメリットとなります。
-24時間365日稼働させられる
業務によっては従業員の休日や業務時間外に発生するものも少なくありません。また、大量のデータ入力などは、深夜の間に終わらせておけば、翌日朝からすぐに作業に入れます。
ただ、これをすべて手作業で行えば、長時間労働が常態化し、社員の健康被害のリスクも高まります。そこでRPAを活用すると、24時間365日稼働させられ、長時間労働の是正、健康被害のリスク軽減を叶えられます。
-新たなビジネスの創出
これまで人の手を使って行われていたルーティンワークをロボットに任せられれば、空いた時間を使い、高付加価値業務に集中できるようになります。その結果、生産性の向上や、これまでにない革新的なビジネスの創出が実現します。
-IT人材に頼らないIT化の実現
これまで多くのITツールが登場し、私たちのビジネスに変革をもたらしてきました。しかし、ほとんどのITツールはシステム開発やカスタマイズが必要で、IT人材の手を借りないと効果的な運用が困難です。
しかし、RPAはその種類によってはプログラミングの知識を持たなくも開発が可能なツールのため、自動化する内容にもよるものの、IT人材に頼らないIT化が可能となっています。
RPAの開発手法
RPAの開発手法は自動化する業務の内容によって異なりますが、種類自体は簡易型と開発型の大きく二つに分けられます。
-簡易型
画面操作記録型とも呼ばれている開発手法で、プログラミングの知識がなくても開発が可能なタイプです。人がパソコン上で行う動作を記録し、それをロボットが再現する形で自動化を実現します。
これは簡易型という呼び名が示しているように、基本的にシンプルな作業の自動化に適した開発手法です。ただ、記録した内容に細かくカスタマイズが行えるため、複雑な作業も設定可能です。
そのため、簡易型とはいえさまざまな業務の自動化に活用できるでしょう。
-開発型
コーディング型とも呼ばれている開発手法で、簡単な作業はもちろん、複雑な作業、高度な作業であっても自動化が可能です。
開発時は、RPAに用意されているさまざまなコマンドを組み合わせて業務のフロー図を作成。そして、フロー図をもとにロボットが動き、自動化を実現します。
ただし、はじめから用意されていないような複雑な操作の場合は、プログラミングによって自分で機能を追加しなくてはなりません。そのため、RPAツールの種類によっても異なりますが、JavaやC言語などの開発言語を使って開発を行える人材がいないと活用は難しいでしょう。
社員が数百、数千人規模の大企業が全社での導入を前提として進める際には、この開発型が多く使われています。
RPAの開発において必要なステップ
簡易型、開発型のどちらにしても、開発自体は人の手を使って行われるため、開発を進めていく順序を知っておく必要があります。具体的な工程は次の4つです。
-要件定義
RPA開発を進めていくうえで最初に行うのは要件定義です。現在、手作業で行っている業務のなかで、どの部分を自動化していくか、その範囲を検討します。ここで重要なポイントは、「個」ではなく「全体」を見て判断することです。
RPAを導入するメリットとして、業務時間の短縮がありましたが、それはあくまでも副次的な要素です。RPA導入の本来の目的は、スタッフをルーティンワークから解放し、高付加価値業務や新たなビジネスの創出に集中できるようにすることにあります。
しかし、業務の一つひとつを「個」で見てしまうと、どうしても目先の負担軽減といった観点で自動化を判断してしまうことになるので、業務全般の効率化につながりづらくなります。そのため、要件定義を行う際には必ず、業務全般を俯瞰で把握したうえで、生産性向上を実現するという観点で検討するようにしましょう。
-シナリオの設計
自動化する業務が決定したら、次の作業はその業務を自動化するためのシナリオ設計です。
まず、業務内容を整理し、手順に沿ってやるべきことを可視化させたうえで、必要なデータ、システム、ツールを書き出します。また、例えばデータ入力作業で、データのファイル形式が複数ある場合は、それを統一させるための作業も必ず記載します。
RPAは基本的に設定した順番通りにしか作業を行えません。そのため、この段階で業務手順を間違えてしまうと自動化ができない、途中で止まるといったトラブルにつながります。これを避けるためには、必ず実際に業務を行っている担当者がシナリオ設計に関わるようにしましょう。
シナリオ設計が終わったら、動作テストへと進みます。
-動作テスト
動作テストはいきなり実際のデータを使って行うのではなく、まずはデモデータでテストを行います。この際、デモデータには正しいデータだけでなく、過去実際にあった不正なデータも意図的に混ぜて、どういったエラーが出るか確認しておくのも重要です。
テスト段階でエラーへの対処方法を明確にしておくことで、もし本番でエラーが発生しても原因と対処法が明確にできるほか、そもそもエラーを回避するようなシナリオ設計へと改善してくこともできます。
また、動作テストの際は、耐久テストも行います。正しいデータであっても、長時間稼働させた際に何らかの問題が起きないか、確認も忘れず行いましょう。そして、最終的に本番のデータを使いテストをし、問題がなければ実際の現場で運用を開始します。
-継続的なメンテナンス
運用が開始できたとしても、開発担当者の業務が終わったわけではありません。業務の手順が変わる場合や、使われているシステムやツールの仕様変更があった場合には、RPAの修正が必要になります。
また、RPAの活用を進めていくなかで、自動化業務を追加するとなった場合にも、新たな開発が必要です。もちろん、エラーや不具合などのトラブルが発生した際のメンテナンスも欠かせません。
メンテナンスを継続的に行っていくことは、RPAを効果的に運用するポイントといえるでしょう。
RPAは自社内で開発すべき？
ここまで、RPAの開発を内製で行う場合の開発手法についてお伝えしてきました。しかし一方でRPAの内製化は、RPAチームの組織組成や人材教育など一定の時間もかかるのは事実です。
理想的な進め方は、内製化を目標とし知識や経験を豊富に持つ外部のRPAエンジニアに支援を受けるとスムーズに社内での自動化が進むでしょう。社内でRPAエンジニアを徐々に育成することにより、最終的には効率的に社内で業務自動化が可能な体制が可能となります。
RPAエンジニアをお探しの方はお気軽にナルバスDXまでご相談ください。
